Urzędowa korespondencja ma zrobić kolejny krok z papierowej skrzynki do telefonu. Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało 13 czerwca o rozpoczęciu pilotażu e-Doręczeń w aplikacji mObywatel. Wybrani użytkownicy mogą odbierać cyfrowy odpowiednik listu poleconego bez przechodzenia do osobnego serwisu w przeglądarce.
Polecony, ale nie zwykły e-mail
e-Doręczenia nie są zwykłym e-mailem. System ma potwierdzać nadanie i odbiór wiadomości oraz zapewniać dowody potrzebne w postępowaniu urzędowym. Z tego powodu korespondencja może wywoływać skutki prawne podobne do przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru. Wygoda aplikacji musi więc iść w parze z jednoznaczną informacją, co właśnie odebrał użytkownik.
Pilotaż ma ograniczony charakter. Resort chce sprawdzić działanie usługi przed szerszym udostępnieniem, zebrać opinie i wychwycić problemy, które w systemie używanym do oficjalnej komunikacji mogą mieć większe znaczenie niż w typowej aplikacji konsumenckiej. Błąd powiadomienia nie powinien prowadzić do przeoczenia terminu odwołania albo odpowiedzi urzędowi.
Integracja z mObywatelem może usunąć jedną z głównych barier e-Doręczeń: rozproszenie usług. Obywatel korzystający już z cyfrowych dokumentów i usług publicznych nie będzie musiał pamiętać kolejnego adresu strony ani osobnego sposobu logowania. To szczególnie ważne dla osób, które używają internetu przede wszystkim na telefonie.
Wygoda nie może ukrywać terminów
Sama obecność skrzynki w popularnej aplikacji nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów. Użytkownik musi wiedzieć, czy widzi pełną treść dokumentu, załączniki i datę, od której biegnie termin procesowy. Potrzebny jest również czytelny sposób odróżniania prawdziwej korespondencji urzędowej od fałszywych SMS-ów i wiadomości podszywających się pod administrację.
Znaczenie ma też dostępność. Dokumenty urzędowe bywają długie, zawierają tabele, skany i podpisy elektroniczne. Ich przeczytanie na małym ekranie może być trudne, dlatego aplikacja powinna ułatwiać bezpieczne zapisanie dokumentu, otwarcie go na większym urządzeniu i przekazanie pełnomocnikowi bez kopiowania treści do przypadkowych komunikatorów.
Administracja będzie musiała zadbać o sytuacje awaryjne: utratę telefonu, zmianę numeru, wygaśnięcie dokumentu tożsamości, brak zasięgu albo czasową niedostępność usługi. Cyfrowy kanał staje się naprawdę publiczny dopiero wtedy, gdy obywatel potrafi odzyskać dostęp bez wielodniowej procedury i bez ryzyka, że ktoś zrobi to za niego.
Pilotaż jest więc czymś więcej niż testem nowego przycisku. Sprawdza, czy państwo potrafi połączyć formalną wagę urzędowego pisma z prostotą aplikacji używanej codziennie. Jeżeli wdrożenie się powiedzie, telefon może stać się podstawową skrzynką kontaktu z administracją. Jeżeli zawiodą powiadomienia lub instrukcje, wygoda szybko zamieni się w nieufność.